Quando uma empresa migra o email e os ficheiros para o Microsoft 365, a sensação é de alívio: acabaram os servidores na sala ao lado e os discos externos esquecidos numa gaveta. O problema é que muitas empresas confundem disponibilidade com cópia de segurança. A Microsoft garante que o serviço funciona. Não garante que consegue recuperar um ficheiro que alguém apagou há quatro meses.
O modelo de responsabilidade partilhada
A Microsoft é responsável pela infraestrutura: centros de dados, redundância, disponibilidade do serviço e segurança física. O cliente é responsável pelos seus dados, pelas contas que lhes acedem e pela forma como o serviço está configurado. Se um colaborador apaga uma pasta, se um ransomware cifra o OneDrive sincronizado ou se uma conta é eliminada por engano, a recuperação depende das proteções que a empresa configurou.
Quanto tempo a Microsoft guarda o que é apagado
Por omissão, os prazos de recuperação são limitados:
| Serviço | O que acontece por omissão |
|---|---|
| Email (Exchange Online) | Os itens eliminados definitivamente ficam recuperáveis durante 14 dias, configurável até um máximo de 30 dias. |
| SharePoint e OneDrive | Os ficheiros apagados ficam na reciclagem durante 93 dias. Depois disso são eliminados. |
| Restauro pela Microsoft | Existe uma janela adicional de 14 dias, mas só restaura sites inteiros, não ficheiros individuais. |
Estes valores constam da documentação oficial da Microsoft sobre itens recuperáveis no Exchange Online e sobre a eliminação de dados no SharePoint.
Um colaborador sai da empresa, a licença é removida para poupar custos e, semanas depois, alguém precisa de um email ou de um documento que só existia nessa conta. Sem cópia de segurança e sem retenção configurada, a informação perdeu-se.
Os riscos reais
- Eliminação acidental de emails, pastas ou bibliotecas inteiras, detetada tarde demais.
- Ransomware que cifra ficheiros no computador e propaga a alteração ao OneDrive e ao SharePoint através da sincronização.
- Saída de colaboradores e eliminação de contas sem preservar a informação.
- Ações maliciosas de alguém com acesso que apaga dados de propósito.
- Obrigações legais de conservação de documentos que ultrapassam os prazos por omissão.
Como proteger os dados da empresa
- Cópia de segurança independente do email, OneDrive, SharePoint e Teams, com retenção definida pela empresa e guardada fora do próprio Microsoft 365.
- Políticas de retenção no Microsoft Purview para a informação que tem de ser conservada.
- Autenticação multifator em todas as contas, para reduzir o risco de acessos indevidos.
- Processo de saída de colaboradores: converter a caixa de correio em partilhada ou arquivá-la antes de remover a licença.
- Testes de recuperação periódicos. Uma cópia de segurança que nunca foi testada é uma esperança, não uma garantia.
Na Ferdav configuramos e gerimos o Microsoft 365 das empresas que acompanhamos e incluímos cópias de segurança monitorizadas nos nossos contratos de suporte. Se não sabe hoje quanto tempo consegue recuperar, comece por um diagnóstico.