Escolher um software de faturação certificado deixou de ser uma decisão que se toma uma vez e se esquece. As regras mudam quase todos os anos: o ATCUD, o código QR, a comunicação mensal à Autoridade Tributária e, agora, a assinatura qualificada nas faturas em PDF, prevista para 2027. Um programa desatualizado pode deixar a empresa a emitir faturas que já não cumprem a lei.
Este guia resume o que está em vigor, o que muda em 2027 com a proposta de Orçamento do Estado e o que avaliar antes de escolher ou trocar de programa.
Quem é obrigado a usar software de faturação certificado
A obrigação abrange empresas e trabalhadores independentes, em IRC ou em IRS, que estejam em pelo menos uma destas situações:
- volume de negócios superior a 50.000 euros no ano anterior;
- no ano de início de atividade, volume de negócios anualizado acima desse valor;
- contabilidade organizada, independentemente do volume de negócios;
- já utilizarem um programa informático de faturação.
Os programas que emitem apenas guias de transporte também contam como programas de faturação. A lista de programas certificados pode ser consultada no Portal das Finanças, e o número de certificado deve aparecer impresso em cada documento.
O que uma fatura tem de ter hoje
Além dos elementos clássicos (identificação das partes, NIF, descrição, valores e taxas de IVA), qualquer fatura emitida por software certificado tem de incluir:
- ATCUD, o código único do documento, obrigatório desde 2023. Resulta da comunicação prévia de cada série de faturação à AT.
- Código QR, que permite à AT e ao cliente ler os dados fiscais do documento.
- Comunicação mensal à AT, através do ficheiro SAF-T de faturação ou por integração direta, até ao dia 5 do mês seguinte.
Um bom programa trata disto sozinho: comunica as séries, gera o ATCUD e o código QR e envia os dados à AT no prazo. Quando estas tarefas dependem de passos manuais, os erros aparecem.
Faturas em PDF e assinatura qualificada: o que muda em 2027
Até 31 de dezembro de 2026, uma fatura em PDF enviada por email é aceite como fatura eletrónica para todos os efeitos fiscais. Pela lei atual, a partir de 1 de janeiro de 2027 essa aceitação termina: o PDF só vale como fatura eletrónica se tiver assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, que garantam a origem e a integridade do documento.
A proposta de Orçamento do Estado para 2027, entregue no Parlamento a 8 de outubro e aprovada na generalidade a 28 de outubro, prevê adiar novamente este prazo e aceitar faturas em PDF sem assinatura qualificada até 31 de dezembro de 2027. A medida só fica garantida com a votação final global do Orçamento.
Este prazo já foi adiado várias vezes, mas a direção não muda. Na prática, a empresa deve confirmar desde já:
- se o seu software de faturação já assina as faturas em PDF com certificado qualificado, ou se essa função existe como módulo adicional;
- se a assinatura é aplicada automaticamente a todos os documentos enviados por email;
- como recebe e arquiva as faturas dos fornecedores, que também passam a ter de cumprir estas regras.
Vender ao Estado: fatura eletrónica nos contratos públicos
Nos contratos públicos, a regra é a fatura eletrónica estruturada, enviada num formato próprio e não em PDF. As grandes empresas já estão obrigadas há vários anos. As micro, pequenas e médias empresas beneficiam de uma dispensa que, pela lei atual, termina a 31 de dezembro de 2026; a proposta de Orçamento do Estado para 2027 prolonga essa dispensa até ao final de 2027.
Para quem fornece câmaras municipais, juntas de freguesia, escolas ou outros organismos públicos, o software de faturação tem de conseguir gerar e enviar este formato, diretamente ou através de um fornecedor de serviços de faturação eletrónica.
SAF-T da contabilidade: novo adiamento
A entrega do ficheiro SAF-T da contabilidade à AT é outra obrigação adiada várias vezes. A proposta de Orçamento do Estado para 2027 passa esta obrigação para os períodos de 2028 e seguintes, com a primeira entrega em 2029. Não exige ação imediata, mas é um bom motivo para garantir que o software de faturação e o de contabilidade comunicam bem entre si.
Como escolher um software de faturação
A certificação da AT é o mínimo. Entre programas certificados, as diferenças estão no que fazem para além de emitir a fatura:
- Cumprimento automático. Comunicação de séries, ATCUD, código QR, envio à AT e assinatura qualificada sem intervenção manual.
- Cloud ou instalação local. A cloud evita servidores, cópias de segurança e atualizações a cargo da empresa e permite faturar fora do escritório. A instalação local faz sentido quando há integrações pesadas ou requisitos específicos de operação.
- Ponto de venda. Lojas, cafés e restaurantes precisam de um POS rápido, com impressora, gaveta e terminal de pagamento integrados.
- Stocks, compras e contas correntes. Quando a faturação está ligada ao armazém, às encomendas e aos fornecedores, um programa só de faturação deixa de chegar.
- Integração com a contabilidade. Exportação fiável para o contabilista certificado, para evitar lançamentos repetidos.
- Ligação a outros sistemas. Loja online, plataformas de pagamento, software à medida ou outras aplicações usadas no dia a dia.
- Acompanhamento. Quem configura o programa, forma a equipa e responde quando a lei muda ou algo falha.
Faturação simples ou ERP
Uma empresa de serviços com poucos documentos por mês, ou uma loja com um ou dois postos de venda, fica bem servida com um programa de faturação e ponto de venda na cloud, como o Cegid Vendus. É rápido de implementar e cumpre as obrigações legais sem infraestrutura própria.
Quando a empresa precisa de gerir stocks em vários armazéns, compras, produção, projetos ou equipas comerciais, a faturação passa a fazer parte de um ERP. O Cegid PHC GO junta faturação, gestão comercial, stocks e outras áreas na mesma plataforma, também na cloud, e cresce com módulos à medida das necessidades.
A escolha certa depende do volume de documentos, do número de utilizadores e dos processos que a faturação tem de servir. Trocar de programa mais tarde é sempre possível, mas implica migrar clientes, artigos e históricos, por isso compensa acertar à primeira.
Perguntas frequentes
Posso continuar a emitir faturas no Portal das Finanças?
Sim, desde que a empresa não esteja obrigada a usar software certificado. A partir dos 50.000 euros de volume de negócios, ou com contabilidade organizada, tem de usar um programa certificado.
As faturas em PDF deixam de ser válidas em 2027?
Pela lei atual, a partir de 1 de janeiro de 2027 um PDF só vale como fatura eletrónica com assinatura ou selo eletrónico qualificado. Se a proposta de Orçamento do Estado para 2027 for aprovada como está, esse prazo passa para 1 de janeiro de 2028.
Preciso de um certificado de assinatura próprio?
Depende do programa. Alguns programas de faturação incluem a assinatura qualificada no serviço; outros exigem um certificado da empresa, contratado a uma entidade certificadora, ou um módulo adicional.
Quanto tempo demora a mudar de software de faturação?
Num programa de faturação simples, a mudança fica normalmente concluída em poucos dias. Num ERP, depende da quantidade de dados a migrar e dos processos a configurar, e deve ser planeada para não coincidir com fechos de mês.
Por onde começar
O primeiro passo é confirmar se o programa atual cumpre as regras de hoje e se está preparado para a assinatura qualificada. Muitas vezes basta ativar uma funcionalidade ou atualizar a versão; noutros casos, a mudança de software é a altura certa para organizar a faturação, os stocks e a ligação à contabilidade.
A Ferdav é parceira da Cegid e implementa o Cegid Vendus e o Cegid PHC GO, da configuração inicial à formação das equipas e ao acompanhamento. A análise da faturação pode ser feita no diagnóstico gratuito. Saiba mais sobre o serviço de software de gestão.